• Parecer Técnico

    Assunto: Utilização do Sistema TomTicket para Tramitação de Processos junto aos Cidadãos visando Melhor Eficiência e Controle no Setor de Planejamento.

    Destinatário: Secretaria Municipal de Administração/ Setor de Planejamentos e Projetos

    Este parecer técnico tem por objetivo analisar e apresentar uma sugestão referente à implementação do sistema TomTicket para a tramitação de processos junto aos cidadãos. O uso desse sistema pode proporcionar melhor eficiência e controle no setor de planejamento, trazendo benefícios tanto para a administração pública quanto para os munícipes. É importante destacar que o sistema TomTicket já está em uso em diversos outros setores da administração, o que fortalece a recomendação para sua adoção no setor de planejamento.

    • Da Análise

    Eficiência na Tramitação de Processos: O sistema TomTicket é uma ferramenta de gerenciamento de processos que oferece um ambiente digital para a criação, acompanhamento e resolução de demandas dos cidadãos. Sua implementação no setor de planejamento pode agilizar a tramitação de processos, reduzindo a dependência de processos físicos e acelerando a comunicação entre os setores e os cidadãos. Isso resulta em uma maior eficiência na prestação de serviços públicos. Vale ressaltar que outros setores já experimentam melhorias significativas nesse aspecto após a adoção do TomTicket.

    Melhorias na Comunicação com os Cidadãos: O TomTicket oferece um canal de comunicação direta entre os órgãos públicos e os cidadãos. Isso possibilita que os munícipes acompanhem o andamento de seus processos de forma transparente e recebam atualizações em tempo real. Além disso, podem registrar suas demandas de forma mais acessível, o que aumenta a participação cidadã e a satisfação dos mesmos. A experiência positiva de outros setores na interação com os cidadãos é um indicativo da eficácia desse sistema.

    Gestão de Demandas e Controle: O sistema TomTicket fornece recursos avançados de gestão de demandas, permitindo que o setor de planejamento tenha um controle detalhado sobre todos os processos em andamento. Isso inclui a capacidade de definir prazos, atribuir tarefas, monitorar o progresso e gerar relatórios para avaliar o desempenho. Essa funcionalidade é essencial para a melhoria da qualidade dos serviços prestados e para o cumprimento de prazos legais, como já tem sido demonstrado em outros setores.

    Segurança da Informação: O TomTicket adota medidas de segurança avançadas para proteger os dados e informações sensíveis dos cidadãos e da administração pública. Isso garante a confidencialidade e a integridade dos dados, mitigando riscos relacionados à privacidade e segurança da informação. O histórico de segurança bem-sucedida em outros setores que já adotaram o sistema TomTicket reforça a confiabilidade dessa solução.

    • Dificuldades Atuais no Setor de Planejamento

    Adicionalmente, levantamentos realizados in loco no setor de planejamento apontaram para uma série de desafios que justificam a adoção do sistema TomTicket:

    Atendimento Direto ao Público: Verificou-se que a demanda do atendimento direto ao público no setor de planejamento é realizado por apenas 01 servidor, o que gera uma sobrecarga considerável. Essa situação pode ser aliviada com a implementação do TomTicket, que possibilitará a distribuição de demandas de forma mais equitativa e a otimização do tempo do servidor.

    Dependência de Outros Setores: O servidor responsável pelo atendimento no setor de planejamento frequentemente depende da colaboração de outros setores para atender às demandas dos cidadãos. O sistema TomTicket pode facilitar a comunicação e a coordenação entre os diversos setores, permitindo um fluxo de trabalho mais eficiente e integrado.

    Dificuldades na Resposta a Questionamentos por Telefone: O atendimento por telefone tem sido um desafio, uma vez que o servidor, em muitos casos, não dispõe de informações atualizadas para responder às perguntas dos cidadãos de forma imediata. Com o TomTicket, as informações estarão centralizadas e acessíveis, facilitando a resposta a questionamentos via telefone.

    • Recomendação

    Com base na análise realizada e considerando que vários outros setores da administração já utilizam o sistema TomTicket com sucesso, recomenda-se fortemente que a Secretaria de Administração implemente o sistema no setor de planejamento. Essa medida tem o potencial de otimizar a prestação de serviços públicos, fortalecer o relacionamento com os munícipes e aprimorar a gestão de demandas, alinhando-se às boas práticas já aplicadas em outros setores.

    • Conclusão

    A utilização do sistema TomTicket, já comprovada em outros setores, representa uma oportunidade valiosa para modernizar o atendimento direto ao cidadão no setor de planejamento, tornando-o mais ágil e eficiente. Ao adotar essa solução, a Secretaria de Administração estará alinhada com as melhores práticas em gestão pública e demonstrará seu compromisso com a transparência e a melhoria contínua dos serviços oferecidos à comunidade.

    Sugiro que a Secretaria de Administração avalie as vantagens do sistema TomTicket e, com base na experiência positiva de outros setores, inicie o processo de implementação em colaboração com os departamentos envolvidos.

    Marcio Medeiros de Souza

    Gestor de Sistemas

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    CNPJ 00289534000180 CONTRATO 001/2020 2º TERMO ADITIVO

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